Seit dem 1. Januar 2017 gelten vom Bundesfinanzministerium neue Richtlinien für Unternehmer bargeldintensiver Branchen und deren Kassensysteme. Dazu zählen Einzelhändler, Gastronomen und eben auch Friseure, deren jährliche Bargeldumsätze € 17.500 überschreiten. Für diese gilt eine Aufzeichnungspflicht, egal ob elektronisch oder per Hand. Eine Pflicht zur elektronischen Registrierkassenverwendung, wie diese in Österreich vorherrschend ist, gibt es weiterhin nicht.
Neuerungen seit 2017
Verschärfte Anforderungen
Die Anforderungen an elektronische Kassensysteme wurden verschäft.
1.) Aufbewahrungspflicht für Aufzeichnungen. Diese wurde auf 10 Jahre verlängert.
2.) Bereits verwendete Kassensysteme müssen von nun an den GoBD-Anforderungen des Bundesfinanzministeriums entsprechen. (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff = GoBD)
Händisch oder elektronisch?
Grundsätzlich ist beides erlaubt. Sie können Ihre Aufzeichnungen sowohl handschriftlich, als auch mit einem Kassensystem erledigen. Wichtig ist, dass die Aufzeichnungen nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar vorzunehmen sind. Dazu gilt eine grundsätzliche Einzelaufzeichnungspflicht.
Haben Sie ein Kassensystem im Betrieb, das diesen GoBD-Anforderungen nicht gerecht wird, so muss man entsprechend handeln. Geräte, die die neuen Vorschriften nicht erfüllen, werden nämlich seit dem 1. Januar 2017 vom Bundesfinanzministerium nicht mehr als korrekte Erfassung der Aufzeichnungen anerkannt.
Hierbei gibt es mehrere Handlungsmöglichkeiten:
Achtung! Wenn man von einem Kassensystem auf handschriftliche Aufzeichnungen umsteigt, ist dies geradezu eine Einladung für eine Stuerprüfung vom Finanzamt, da man fehleranfälliger zu sein vermag!
Allgemeine Belegvorschriften
Die sogenannten Z-Bons (Tagesendsummenbons) müssen folgende Informationen beinhalten:
- Name der Firma
- Datum und Uhrzeit
- Tagessumme (ggf. getrennt nach unterschiedlichen Steuersätzen)
- Zahlungsmethode
- Stornierungen und/oder Retouren
- Entnahmen und Einlagen
- Die fortlaufende Nummer der Bons darf nie fehlen
Händische Aufzeichnungen – Wichtig zu beachten!
Es ist unabdingbar, handschriftliche Aufzeichnung geordnet nach der fortlaufenden Nummerierung aufzubewahren. Während der 10-jährigen Aufbewahrungspflicht gilt eine andauernde Verfügbarkeit der leserlichen und unveränderten Aufzeichnungen.
Thomas Scheder von Schaefer & Partner Consulting empfiehlt handschriftliche Aufzeichnung geordnet nach der fortlaufenden Nummerierung aufzubewahren und sicherheitshalber eine Kopie aller Kassenaufzeichungen zu machen. So ist man für den Fall einer Steuerprüfung gewappnet, bei der sämtliche Daten bis ins kleinste Detail zerpflückt werden und vor allem eine fortlaufende Nummerierung der Belege sehr genau kontrolliert wird.
Allgemeine Registrierkassenpflicht weiterhin nicht vorgesehen
Nach dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Aufzeichnungen sind ab dem 1. Januar 2018 Kassen-Nachschauen während der üblichen Geschäfts- oder Arbeitszeit durch die zuständige Finanzbehörde möglich.
Was in den nächsten Jahren noch zu erwarten ist, ist die Verpflichtung zu zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen für digitale Aufzeichnungen zum Schutz von Manipulationen. Diese Neuerung soll ab dem Jahr 2020 in Kraft treten. Die Einführung einer Registrierkassenpflicht zur elektronischen Aufzeichnung von Kassenbelegen ist nach dem aktuellen Gesetzesentwurf weiterhin nicht vorgesehen.
* Informationen von Alexander Jandt von Guppylution, von Thomas Scheder von Schaefer & Partner Consulting und vom Bundesfinanzministerium
