Nachgefragt: Datenschutz, was hat sich in der Friseur-Praxis geändert?

"Spezielle Schulung..."

Jutta Gsell, Salonbesitzerin von "Kopf-Kunst“ in Bad Mergentheim

imSalon: Jutta, wie geht es euch mit den neuen DSGVO-Regelungen?
Jutta Gsell: Ehrlich gesagt ist das mit dem Datenschutz schwierig zu händeln. Wir hatten eine spezielle Schulung zum Thema DSGVO.

Wie sieht die Kundendatenspeicherung bei euch nun aus?
JG: Wir arbeiten mit zusätzlichen Tablets, indem wir die Daten der Kunden speichern. Natürlich klären wir sie vorher darüber auf uns holen uns die Einwilligung. Auch Kunden, von denen wir Bilder auf Facebook oder Instagram veröffentlichen, unterschreiben vorher ein Formular, mit dem sie die Rechte an den Bildern abtreten.

"Kassensoftware hilfreich..."

Lars Cordes, Besitzer von 10 "Lars Cordes Hairdesign"-Salons in Berlin und Hamburg

imSalon: Wie gehen Sie mit den Daten Ihrer Kunden seit der DSGVO nun vor?
Lars Cordes: Wir haben einen neuen Beratungsleitfaden entwickelt, der jedem Kunden ausgehändigt wird und auf dem auch die Daten der Kunden neu erfasst werden. Auf der Rückseite des Bogens sind alle Datenschutzinfos angeführt, die der Kunde unterschreiben muss.

Wie werden diese Kundendaten gespeichert?
LC: Von unserem Kassensoftware-Anbieter e-Cut bekamen wir ein EDV Update, sodass wir die Genehmigungen der Kunden dokumentieren können, sowohl online, als auch offline. Seit November haben wir nun ein weiteres Update, das uns ermöglicht alle Kundendaten zu löschen, die noch aus Altbeständen oder von Kunden existieren, die keine Datenspeicherungseinwilligung erteilt haben. Damit ist unsere Kundenkartei zum Jahresende bereinigt und entspricht den gesetzlichen Vorgaben.

Archivieren Sie die Kundendaten für jeden Salon extra?
LC: Ja, die schriftliche Dokumentation der Kundendaten erfolgt salonweise und alphabetisch geordnet.

Wie handhaben Sie den Datenschutz Ihrer Mitarbeiter?
LC: Auch unsere Mitarbeiter bekamen ein Dokument zum Thema Datenschutz ausgehändigt. Die unterschriebene Einwilligung wurde zum Bestandteil des Arbeitsvertrages erhoben.

"Stammkunden werden Laufkunden..."

Julia Neumann, Salon Haaristokratie lässt Vorher-Nachher-Bilder vom Kunden genehmigen

imSalon: Wie reagieren Ihre Kunden, wenn Sie mit mehreren A4 Blättern Datenschutz kommen?
Julia Neumann: Sehr unterschiedlich. Die Jungen finden das ganz normal und verdrehen die Augen, weil man das überall unterschreiben muss. Die über 70 Jährigen verstehen nicht, warum das wichtig ist. Es ist schwierig, es ihnen zu erklären, aber ich will ja, dass sie wirklich verstehen, was sie da unterschreiben. Am kritischsten sind die zwischen 40 und 60 – die wollen es wirklich genau wissen. Wenn Fotos gemacht werden, passiert das meistens vor unserer goldenen Wand und ich zeige die Bilder immer vorher, ob es okay ist. Ich frage auch nochmal, ob ich das posten darf und lasse die Vereinbarung unterschreiben. Gesichter sieht man auf den Bildern trotzdem nicht.

Wie viele Kunden wollen nicht unterschreiben?
JN: Nicht viele, vielleicht 1 von 100.

Was passiert dann?
JN: Dann wird der Kunde auch in der Kundendatei nicht aufgenommen. Ich führe ihn als Laufkunden, selbst wenn es ein Stammkunde ist.

Zeitstress im Salon und Datenschutz, wie passt das zusammen?
JN: Natürlich ist es ein hoher Aufwand immer daran zu denken, aber es wird immer welche geben, die jede Lücke ausnutzen – Dreistigkeit siegt. Ganz oft denken die in Haftungsfällen, es zahlt eh die Versicherung, also kann mans ja machen. Sogar von jahrelangen Kunden kann man reingeritten werden, also sollte man immer ein bisschen misstrauisch sein und lieber einmal mehr unterschreiben lassen.

"Mitarbeiter unterschreiben Neuerungen..."

Michael Hermes, Saloninhaber des Salons "Hermes Friseure" in Bad Oeynhausen

imSalon: Welche Maßnahmen haben Sie in Ihrem Salon getroffen, um der DSGVO zu entsprechen?

Michael Hermes: Wir haben ein Formular für unsere KundInnen gestaltet und mit deren Unterschrift erklären sie sich mit der Speicherung der Daten einverstanden.

Und wie schützt ihr nun die Daten eurer Mitarbeiter?

MH: Wir haben die Mitarbeiter über die Neuerungen informiert und baten sie ebenfalls darum ein Formular zu unterschreiben.

"Mehrarbeit nervt..."

Andreas Mayer von Intercoiffeur Mayer (5 Salons in Graz und ein Salon in Bruck/Mur)

imSalon: Was hat sich bei Ihnen seit der DSGVO-Neuerung geändert?

Andreas Mayer: Die Datenschutz-Erneuerungen waren und sind für uns mit einem deutlichen Mehraufwand verbunden, der vor allem langjährige Stammkunden nervt. In Salons, die ohne Rezeption, bedeutet das zusätzliche Arbeit für die Stylisten.

Wie geht ihr mit Kundendaten seit der DSGVO um?

AM: Sehr sorgfältig und mit 100%iger Verschwiegenheit und Diskretion, das haben wir aber auch vor der DSGVO-Erneuerung schon so gehandhabt. Wir haben aber nun spezielle Formulare erarbeitet, durch die unsere Kunden die Daten zur Speicherung mit Datum und Unterschrift bestätigen.

Seid ihr dabei schon auf Unbehagen gestoßen?

AM: Es gibt effektiv Kunden, die die DSGVO-Formulare nicht ausfüllen, somit verlieren wir die Daten in der Kundenkarte und daraus ergeben sich Lücken im PR und Marketing und natürlich fehlen uns in weiterer Folge z.B. chemische Daten für die Farbrezeptur-Archivierung.