19.11.2024

E-Rechnungspflicht ab 2025: Das gilt fürs Friseurunternehmen

Ab dem 1. Januar 2025 wird die elektronische Rechnung (E-Rechnung) für B2B-Transaktionen in Deutschland verpflichtend. Ecovis Steuerexperte Andreas Bachmeier erklärt, was sich hinter der E-Rechnung verbirgt und wie man sie am besten umsetzt, Heiko Schneider, friseur-digital, ergänzt, was das für den Friseurbetrieb bedeutet …

Was ist eine E-Rechnung? 

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Sie enthält die Daten einer herkömmlichen Rechnung in Form strukturierter elektronischer Daten, typischerweise in einer XML-Datei. 

ACHTUNG: Eine herkömmliche Rechnung als PDF-Datei gilt nicht als E-Rechnung im Sinne der neuen Regelung, da sie keine strukturierten Daten enthält und nicht automatisiert weiterverarbeitet werden kann.

B2B E-Rechnung im Friseurhandwerk

Die E-Rechnungspflicht ist im B2B Geschäft aus 2 Sichtweisen zu betrachten:

Als Rechnungsleger 

Der mehrheitliche Umsatz eines Salonbetriebes ist ein B2C Geschäft. Für dieses gilt die E-Rechnungspflicht nicht.

In folgenden Fällen gilt sie jedoch schon, nämlich, sobald der Salonbetrieb eine Dienstleistung für einen Businesskunden anbietet.

• Salon
  - Vermietet seinen Salon an Stuhlmietende Friseurunternehmen
  - Vermietet seine Räumlichkeit an einen Industriepartner für ein Fotoshooting
  - wird gebucht für das Styling bei einer Veranstaltung
   
• TrainerIn
  - FriseurIn arbeitet als TrainerIn für die Industrie/ Handel
  - Buchung für Backstage-Styling
   

Als Rechnungsempfänger 

• Salon 
  - Rechnungen der Industrie/ Großhandel/ etc. für Waren aller Art

Zeitplan und Übergangsregelungen

Ab 1. Januar 2025:

• Verpflichtender Empfang von E-Rechnungen für alle inländischen Unternehmen
• Übergangsregelungen für den Versand beginnen

1. Januar 2025 bis 31. Dezember 2026 (Phase 1):

• Der Vorrang der Papierrechnung entfällt
• Unternehmen können E-Rechnungen versenden
• Papierrechnungen bleiben zulässig
• Andere elektronische Formate (z.B. PDF) nur mit Zustimmung des Empfängers

1. Januar 2027 bis 31. Dezember 2027 (Phase 2):

• Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro im B2B-Bereich dürfen nur noch E-Rechnungen versenden
• Unternehmen mit geringerem Umsatz dürfen weiterhin Papierrechnungen oder andere elektronische Formate (mit Zustimmung) verwenden

Ab 1. Januar 2028 (Phase 3):

• Verpflichtender Versand von E-Rechnungen für alle Unternehmen im inländischen B2B-Bereich

Wer ist betroffen?

Die Regelung betrifft alle inländischen Unternehmen, die steuerbare und steuerpflichtige Umsätze an andere inländische Unternehmen verkaufen oder erbringen. Ausgenommen sind steuerfreie Lieferungen und Leistungen, Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro und der Fahrkartenverkauf.

Vorteile der E-Rechnung

Die Einführung der E-Rechnung bringt mehrere Vorteile mit sich:

• Förderung der Automatisierung und Digitalisierung im Rechnungswesen
• Schnellere Verarbeitung von Rechnungen
• Reduzierung des Verwaltungs- und personellen Aufwands
• Zeit- und Ressourceneinsparung (z.B. Papier)
• Beitrag zur Umweltfreundlichkeit

E-Rechnung empfangen

Ab 1.1.2025 muss jeder Unternehmer die E-Rechnung empfangen können. 

Dazu genügt eine E-Mail-Adresse. Um Verwirrung mit anderen Mails zu vermeiden und E-Rechnungen strukturiert zu empfangen und weiterzuleiten, empfiehlt sich eine eigene Adresse.

Dieses sollte professionell, separat und selbsterklärend sein, beispielsweise buchhaltung@imSalonXXX.at oder rechnung@XXXsalon.de.

Technische Anforderungen

E-Rechnungen müssen der Richtlinie 2014/55/EU und damit der Norm EN 16931 entsprechen oder eine vollständige und korrekte Extraktion der erforderlichen Daten ermöglichen. Diese Norm definiert das semantische Datenmodell für elektronische Rechnungen.

Unternehmen sollten ihre Systeme frühzeitig anpassen, um diese elektronischen Formate ab 2025 verarbeiten zu können. Dies beinhaltet sowohl die Fähigkeit, E-Rechnungen zu erstellen und zu versenden, als auch sie zu empfangen und zu verarbeiten. Die zwei gängigsten Formate sind:

XRechnung

Die XRechnung ist das verpflichtende Format für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland. Sie besteht aus strukturierten XML-Daten und erfüllt die Anforderungen der EU-Norm EN 16931, wodurch sie vollständig maschinell verarbeitet werden kann.

ZUGFeRD

ZUGFeRD ist ein hybrides Format, das sowohl ein lesbares PDF als auch maschinenlesbare XML-Daten enthält. Es eignet sich für B2B- und B2G-Rechnungen und bietet mehr Flexibilität, da es für verschiedene Geschäftsfelder genutzt werden kann.

Wichtig: Ein reines PDF-Dokument ohne eingebettete strukturierte Daten gilt nicht als E-Rechnung im Sinne der Gesetzgebung.

Unternehmen sollten frühzeitig prüfen, welches Format ihren Anforderungen am besten entspricht. Während XRechnung für öffentliche Auftraggeber verpflichtend ist, bietet ZUGFeRD mehr Flexibilität. Idealerweise sollte euer System so flexibel sein, dass es mehrere Formate verarbeiten kann.

Ausblick auf zukünftige Entwicklungen

Die Einführung der E-Rechnung ist nur der erste Schritt. In Zukunft ist auch die Einführung eines Meldesystems geplant, um Umsatzsteuerbetrug effektiver zu bekämpfen. Auch auf EU-Ebene gibt es Bestrebungen zur Einführung einer verpflichtenden E-Rechnung im B2B-Bereich und eines Meldesystems namens ViDA (VAT in the Digital Age).

Umsetzung der E-Rechnung im Unternehmen

Die Umstellung auf E-Rechnungen ist für Unternehmen eine wesentliche Veränderung, die sowohl technische als auch organisatorische Anpassungen erfordert. 

Jedes gute Buchhaltungsprogramm sollte E-Rechnung können. Es empfiehlt sich hier das Gespräch mit einem Fachmann, ihrem Buchhalter/ Steuerberater.