Adobestock | Patrick Daxenbichler

11.12.2019

Was darf ein Prüfer, was nicht: Verhaltenstipps für die Kassennachschau

Seit 2018 gibt es die Möglichkeit der Kassen-Nachschau. Die Finanzverwaltung setzt gezielt auf den Überraschungsmoment, um Manipulationen aufzudecken. Das sorgt für Unsicherheit, selbst wenn man alles richtig gemacht hat. Hier finden Sie einige Verhaltenstipps, um im Fall der Fälle entspannt zu bleiben.

Was der Prüfer darf und was nicht:

  • Üblicherweise erscheinen die Prüfer des Finanzamtes zunächst anonym, häufig werden Testkäufe gemacht. Spätestens jetzt fällt es auf, wenn Belege nicht ausgegeben werden (ab 2020)
  • Alle Organisationsunterlagen der Kasse sollten bereitstehen
  • Den Prüfern MUSS Zugang zum Kassensystem gewährt werden
  • Die Prüfer haben KEIN Recht, die Geschäftsräume zu durchsuchen
  • Die Prüfer sind verpflichtet, sich gegenüber dem Chef und den kassenführenden Mitarbeitern auszuweisen. Die Mitarbeiter sollen den Dienstausweis auf Echtheit prüfen und haben das Recht, sich im Zweifel auch den Personalausweis zeigen zu lassen. Beim zuständigen Finanzamt kann angerufen werden, um sich die Identität des Prüfers bestätigen zu lassen.
  • Die Bundessteuerberaterkammer empfiehlt, schnellstmöglich den eigenen Steuerberater anzurufen, damit dieser die Nachschau begleiten und die ordnungsgemäße Durchführung prüfen kann. Die Finanzbeamten sind jedoch nicht verpflichtet, auf das Eintreffen des Steuerberaters zu warten.

Gute Vorbereitung!

  • Stellt klare Regeln auf, wer im Salon Auskünfte erteilen und Unterlagen herausgeben darf
  • Geht sicher, dass Kassenbücher und die Kassenberichte der offenen Ladenkasse täglich geführt werden
  • Führt regelmäßig zu Kontrollzwecken einen Kassensturz durch
  • Sprecht vorab mit eurem Steuerberater über die mögliche Kassennachschau

Verfahrensdokumentation: Macht es den Prüfern einfach!
Erstellt gemeinsam mit dem Steuerberater eine aussagekräftige Verfahrensdokumentation, die es den Prüfern einfach macht, das Kassensystem zu verstehen. Diese Dokumentation wird bei der Prüfung übergeben und beinhaltet z.B.

  • die Beschreibung sämtlicher kassenbezogener Datenverarbeitungsprozesse
  • die Zugriffsrechte und Benutzerrechte einzelner Mitarbeiter
  • Regelungen zu Kassensturz, Kassenauszählung, Umgang mit Fehlbeträgen und Führung des Kassenbuchs
  • Dokumentation besonderer Vorkommnisse, z.B. Diebstahl von Ware, Programmupdates,…

Achtung! Die in der Verfahrensdokumentation dargestellten Punkte müssen auch tatsächlich so gelebt werden.

Und nicht vergessen: Verhaltet euch kooperativ. Die Prüfer machen nur ihren Job. Es gibt genug schwarze Friseur-Schafe, die unserer Branche nachhaltig schaden – durch solche Prüfungen können deren Tricks aufgedeckt werden.

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